2012. november 22., csütörtök

Minták a gazdasági társaságok iratkezeléséhez


Kérdés: Mit vegyünk alapul, mi legyen a minta egy kisebb (pl. 10 fő alatti) cég iratkezeléséhez?

Válasz: A közfeladatot ellátó szervek iratkezelése [a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet és a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet] háttérszabályozásként javasolt mindazon területeken, ahol nincs különös, iratkezelésre vonatkozó előírás.

Az iratkezelési cselekmények közül legalább az
  1. érkeztetést (minimum dátum megjelöléssel),
  2. az ügyiratképzést,
  3. az iktatást (főszámos-alszámos),
  4. a stornózást,
  5. az átiktatást,
  6. a besorolási sémákat,
  7.  az ügyek és iratok metaadatait
  8. valamint az iratkezelési szabályzat főbb rendelkezéseit
javasolt átvenni a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének szabályozásából.

2012. november 5., hétfő

Iratmegőrzés teljesítése elektronikus úton (digitális archiválás)


A digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet 1. §-ának (1) bekezdése szerint: „Ha törvény iratnak vagy okiratnak a megőrzését, illetve eredeti példány megőrzését írja elő, a megőrzési kötelezettséget elektronikus úton e rendelet szerint lehet teljesíteni."

Kérdés: Milyen esetekben lehet elektronikus úton teljesíteni az iratmegőrzési kötelezettséget?

Válasz: A papír alapú irat, okirat illetve eredeti példány megőrzésére vonatkozó kötelezettséget nemcsak papír alapon, hanem elektronikus úton is lehet teljesíteni a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet szerint. Azonban felhívjuk a figyelmet arra, hogy a rendelet szerinti, elektronikus úton történő megőrzésre akkor van mód, ha kifejezetten törvény írja elő az említett iratok megőrzését és nem más jogszabály.