Minták a gazdasági társaságok iratkezeléséhez

Kérdés: Mit vegyünk alapul, mi legyen a minta egy kisebb (pl. 10 fő alatti) cég iratkezeléséhez?

Válasz: A közfeladatot ellátó szervek iratkezelése [a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet és a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet] háttérszabályozásként javasolt mindazon területeken, ahol nincs különös, iratkezelésre vonatkozó előírás.

Az iratkezelési cselekmények közül legalább az

1. érkeztetést (minimum dátum megjelöléssel),
2. az ügyiratképzést,
3. az iktatást (főszámos-alszámos),
4. a stornózást,
5. az átiktatást,
6. a besorolási sémákat,
7.  az ügyek és iratok metaadatait
8. valamint az iratkezelési szabályzat főbb rendelkezéseit

javasolt átvenni a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének szabályozásából.

Iratmegőrzés teljesítése elektronikus úton (digitális archiválás)

A digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet 1. §-ának (1) bekezdése szerint: „Ha törvény iratnak vagy okiratnak a megőrzését, illetve eredeti példány megőrzését írja elő, a megőrzési kötelezettséget elektronikus úton e rendelet szerint lehet teljesíteni."

Kérdés: Milyen esetekben lehet elektronikus úton teljesíteni az iratmegőrzési kötelezettséget?

Válasz: A papír alapú irat, okirat illetve eredeti példány megőrzésére vonatkozó kötelezettséget nemcsak papír alapon, hanem elektronikus úton is lehet teljesíteni a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet szerint. Azonban felhívjuk a figyelmet arra, hogy a rendelet szerinti, elektronikus úton történő megőrzésre akkor van mód, ha kifejezetten törvény írja elő az említett iratok megőrzését és nem más jogszabály.

Iratmegőrzés módjai elektronikus úton (digitális archiválás)

A digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet 3. §-a szerint: „A megőrzés az alábbi módokon végezhető, amennyiben ennek során teljesítik a 2. §-ban foglalt követelményeket:…”

Kérdés: Milyen módokon végezhető az elektronikus iratmegőrzési kötelezettség?

Válasz: A 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet háromféle módot különböztet meg:

1. legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megőrzésével (a dokumentum megőrzésével archiválási szolgáltatót is megbízhatunk illetve saját magunk is teljesíthetjük a rendeletben előírt módon a megőrzést
2. zárt (akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvánnyal igazolt) rendszer alkalmazásával
3. elektronikus adatcsere rendszer (EDI) igénybevételével.

A gazdasági társaságokra vonatkozó iratkezelési jogszabályok

Kérdés: A gazdasági társaságok iratkezelésére vonatkozóan van-e olyan átfogó, egységes iratkezelési jogszabály, mint ami a közfeladatot ellátó szervek esetében a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet?

Válasz: A gazdasági társaságok iratkezelésére vonatkozóan nincs egységes, egy jogszabályba foglalt, átfogó iratkezelési szabályozás, csak ágazati jogszabályok egyes, eseti előírásai az irányadók:

pl. polgári jog: magánokirat, írásbeli alakban létrejött szerződés fogalma, általános forgalmi adóról szóló törvény: elektronikus úton kibocsátott számla fogalma, adózás rendjéről szóló törvény: pénzügyi bizonylatok (számla, készpénzfizetési számla, nyugta), nyilvántartások megőrzési ideje.

Használható-e szinonimaként a szignálás, az aláírás és a kiadmányozás?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 33. pontja szerint:
"2. § 33. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintézõ személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;"

Kérdés: Használható-e szinonimaként a szignálás, az aláírás és a kiadmányozás?

Válasz: Nem. A szignálás az iratkezelési folyamat része, szignálás alatt az ügyintéző, a feladat és a határidő kijelölését értjük. Az irat aláírását gyakran tévesztik össze az irat szignózásával, a szignózást pedig a szignálással.

E fogalmak közötti különbségek bemutatására vegyünk egy gyakori példát, a szerződést: A felek a szerződést annak megkötése érdekében aláírják a szerződéses rendelkezések után, azonban a felek gyakran szignózzák is a szerződés valamennyi oldalát, azaz kézjegyükkel látják el, így igazolva a szerződés oldalainak eredetiségét valamint azt, hogy a szerződés valamennyi oldalát elolvasták, megismerték. A szerződés aláírásához az aláírást a jogszabályokban előírt formai feltételeknek megfelelően kell megtenni, így az aláíró oldalon a kézjegy feleslegessé válik.

A kiadmány a külső szervezethez küldendő iratok egyik fajtája, melyet csak hitelesen lehet külső szervezethez továbbítani. A kiadmányozás az irat aláírásának jogszabályban meghatározott módja, mely aláírással a kiadmányozási joggal rendelkező személy a kiadmányt hitelesíti.

Mit értünk az iratkezelés rendszere alatt?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 68. § (1) bekezdése szerint:

?68. § (1) Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni.

16. § (1) A közfeladatot ellátó szerv adottságainak és igényeinek megfelelõen az iratkezelést

a) központilag, egyetlen szervezeti egység vagy személy feladataként,

b) osztottan, az ügyeket intézõ szervezeti egységnél, vagy

c) vegyes rendszerben, az a) és b) pontban foglaltak együttes alkalmazásával szervezheti meg.?

Kérdés: Mit értünk az iratkezelés rendszere alatt?

Válasz: Az iratkezelés rendszerére nincs jogszabályi definíció, így a gyakorlatban sokféleképpen határozzák meg az iratkezelés rendszerét: tágan az iratkezelés teljes folyamatát, szűken csak az iktatási rendet értik alatta.

A közfeladatot ellátó szervek digitális archiválási feladatai

A digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet 1. §-ának (2) bekezdése szerint: „E rendelet hatálya - a Magyar Közlöny és a Hivatalos Értesítő elektronikus dokumentumként kiadott lapszámainak digitális archiválása kivételével - nem terjed ki az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, vagy jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy által végzett elektronikus archiválásra.”

Kérdés: Milyen jogszabályt kell követniük a közfeladatot ellátó szerveknek a digitális archiválás során, figyelemmel arra, hogy a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet hatálya nem terjed ki a közfeladatot ellátó szervekre?

Válasz: A közfeladatot ellátó szervek digitális archiválási feladatait a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet valamint a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet szabályozza.

Elektronikus másolatkészítés

A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet 3. §-a szerint:

„A Pp. által meghatározott szerv, illetőleg személy által az e rendelet szabályai szerint készített elektronikus másolathoz az abban meghatározott joghatások fűződnek.”

Kérdés: Mely esetekben nem elegendő az egyszerű fénymásolat készítése, helyette mikor kell alkalmazni az elektronikus másolatkészítésről szóló rendeletet?

Válasz: A rendelet a közokiratokra, a teljes bizonyító erejű magánokiratokra és a számviteli bizonylatokra terjed ki. Ha az említett papíralapú okiratokról, bizonylatokról az elektronikus másolatkészítésről szóló 13/2005. (X. 27.) IHM szabályait alkalmazva készítünk elektronikus másolatot, akkor az elektronikus másolat ugyanolyan joghatás kiváltására lesz alkalmas, mint az eredeti, papír alapú irat. Az elektronikus másolat elkészítését követően a papír alapú iratot nem semmisíthetjük meg, ha jogszabály az irat papír alapon történő megőrzését írja elő.

A közlevéltár szervnyilvántartása

A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 6. §-ának (1) bekezdése szerint:

„A közlevéltár a (2) bekezdésben meghatározott szervekről és ezek iratkezelésének fontosabb adatairól számítógépen, egységes program alkalmazásával nyilvántartást vezet….”

Kérdés: A közlevéltár mely szervekről vezet nyilvántartást?

Válasz: A közlevéltár az illetékességi körébe tartozó közfeladatot ellátó szerveket és a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságokat veszi szervnyilvántartásba [6. § (2)]. 

A szervnyilvántartás kiterjedhet a nem közfeladatot ellátó szervek maradandó értékű irattári anyagára is, ha azok rendszeres átvételére a szerv a közlevéltárral megállapodást kötött [6. § (3)].

Természetes személyek maradandó értékű iratai

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 2. §-ának e) pontja szerint: „ 2. § E törvény hatálya kiterjed

e) az a)-d) pont hatálya alá nem tartozó szervek és természetes személyek tulajdonában lévő maradandó értékű iratra.”

Kérdés: A magánszemélyek mely iratai kerülnek a levéltári törvény hatálya alá?

Válasz: A magánszemélyek (természetes személyek) tulajdonában lévő maradandó értékű iratok kerülnek a levéltári törvény hatálya alá, tekintettel a levéltári törvény céljára: a természetes személyek irathagyatékának maradandó értékű része – a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak anyagaként vagy védett levéltári anyagként – épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon [1. § b)].

Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat [3. § j)].

Mi a különbség az irat átadása és továbbítása között?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 2. és 34. pontja szerint:
"2. § 2. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;
2. § 34. továbbítás:az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is;"

Kérdés: Mi a különbség az irat átadása és továbbítása között?

Válasz: Az irat átadása során kezelési jog átruházására kerül sor, amellyel az iratért való felelősség és a kárveszély is átszáll az átvevõre (pl. az irat biztonságos tárolásáért való felelősség, az iratkezelési feladatok ellátásáért való felelősség, az irattal kapcsolatos vezetői vagy ügyintézői utasítások végrehajtásáért való felelősség). A kezelési jogosultságok és kötelezettségek átruházása miatt szükséges az iratot átadó és átvevő személyének nyilvántartása, az átadott iratok körének rögzítése, stb.

Az irat továbbítása nem feltétlenül jár együtt a kezelési jog átruházásával (az átadással), azaz megvalósulhat úgy is, hogy akinek továbbították, csak megtekintheti az iratot (olvasási jogosultságot kap), de kezelési jogot nem szerez.

Mi a különbség a selejtezés és a megsemmisítés között? Az elektronikus irat megsemmisítésekor az irat metaadatait is meg kell semmisíteni?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 64. § (6) bekezdése szerint:
"Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból."

Kérdés: Mi a különbség a selejtezés és a megsemmisítés között?

Válasz: A selejtezés az irat kijelölése megsemmisítésre. A megsemmisítés a kiselejtezett irat végleges törlése, azaz az iratban lévő információ hozzáférhetetlenné tétele, a helyreállítás lehetőségét kizáró módon.

Kérdés: Az elektronikus irat megsemmisítésekor az irat metaadatait is meg kell semmisíteni?

Válasz: Nem. A selejtezéskor a selejtezési jegyzőkönyvben fel kell sorolni a megsemmisítésre kijelölt iratokat, az iratok metaadatait pedig meg kell jelölni, utalva a selejtezés tényére. A selejtezést követően csak az iratot, azaz annak tartalmát semmisítjük meg, de a metaadatlapját nem törölhetjük.

Hogyan lesz egy elfekvő iratkezelési szabályzatból a gyakorlatban jól használható eszköz?

Hogyan építse fel irattári tervét úgy, hogy a polcon porosodó, soha be nem tartott előírásokat tartalmazó dokumentum helyett egy mindennapi munka során használt, az ügyvitelt és iratkezelést megkönnyítő eszközt kapjon?

 

Iratkezelési szakmai tapasztalataink alapján, akkor lesz egy vállalkozásnak a polcon porosodó, soha be nem tartott előírásokat tartalmazó iratkezelési szabályzatából a mindennapi munka során használt, az ügyvitelt és iratkezelést megkönnyítő eszköz, ha az iratkezelési szabályzat

tartalmában:

• a vállalkozásnak a korábbi évek alatt kialakult ügyviteli és iratkezelési gyakorlatán alapul, azt teljes mértékben visszatükrözi,
• a költségek csökkentése mellett egyszerűsíti a meglévő ügyviteli és iratkezelési gyakorlatot,
• közérthető módon tartalmazza az ügyviteli folyamatok leírását és azok iratkezeléssel való kapcsolatát,
• nem tűzi ki célul az ügyvitel minden mozzanatára kiterjedő részletes szabályozást, ha nincs igény rá,
• mentes a túlzó, a mindennapi munka során leggyakrabban időhiány miatt be nem tartható előírásoktól,
• kiváltja a korábbi, különböző dokumentumokban szétszórtan még fellelhető iratkezelési rendelkezéseket,
• nincs ellentétben egyéb szabályzatokkal (pl. Szervezeti és Működési Szabályzattal, ISO Minőségbiztosítási Kézikönyvvel), belső utasításokkal, sot, ahol szükséges, kiegészíti azokat,
• teljes mértékben megfelel a vállalkozás üzemeltetési, adatvédelmi és biztonsági szabályainak,
• független a vállalkozásnál éppen használt, aktuális szoftverektől, de melléklete tartalmazhatja az iratkezelő szoftver leírását, felhasználói útmutatóját.

szabályozásában:

• végigkíséri az irat életútját, teljes körűen szabályozza az iratkezelés, iratmegőrzés, selejtezés rendjét,
• egységes érkeztetési és iktatási rendet határoz meg,
• részletesen szabályozza mind a papír alapú, mind az elektronikus iratok kezelését,
• ügyel arra, hogy az elektronikus iratkezelési előírások betartásához elegendő legyen általános számítógépes felhasználói jártasság,
• külön szabályozza a bejövő, kimenő, és belső iratok kezelését,
• figyelembe veszi, hogy nemcsak az iktatással, hanem az egyéb módon nyilvántartott iratok kezelését is fontos szabályozni,
• kötelező melléklete az irattári terv, amely biztosítja az iratok rendszerezett tárolását, visszakeresését, megőrzését a jogszabályok szerinti időtartamban,
• a vállalkozásra irányadó iratkezelési és adatvédelmi jogszabályoknak, jogász által is ellenőrzötten, megfelel.

szerkezetében:

• áttekinthető felépítésű,
• csak ott használ bekezdésekre és pontokra való utalást és egyéb hivatkozásokat, ahol feltétlenül szükséges,
• egységes iratkezelési terminológia, az iratkezelési szakmai fogalmak és kifejezések egységes használata jellemzi,
• rendelkezik iratkezelési fogalomgyűjteménnyel.

Mikor lehet az irattári tervet módosítani? Milyen cselekmény minősül az irattári terv módosításának?

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet 4.2. és 4.9. pontja szerint: "4.2. Irattári tervet év közben is módosítani lehet új tétel hozzáadásával. 4.9. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie, hogy a felhasználó egy elektronikus ügyirathoz (irataihoz) vagy egy teljes tételnek megfelelő elektronikus irat-együtteshez az ügyirat életciklusának bármely időpontjában másik tételszámot rendeljen, vagyis tételszámot módosítson."

Kérdés: Mikor lehet az irattári tervet módosítani? Milyen cselekmény minősül az irattári terv módosításának?

Válasz: Általános előírás, hogy az adott évhez tartozó irattári terv alkalmazása, amennyiben lehetséges, az éves iratkezelési fordulónapon kezdődjön meg (általában január 01.-én). Év közben az irattári tervet nem lehet módosítani, egy kivétellel: év közben is ki lehet egészíteni új irattári tétellel.

Az irattári terv részét képezik az irattári tételszámok is, erre figyelemmel felmerül az a kérdés, hogy egy elektronikus ügyirat tételszámának módosítása nem ütközik-e az irattári terv év közbeni módosításának tilalmába. A válasz nem, mivel a felhasználó kétféleképpen tudja az elektronikus ügyirat tételszámát módosítani: vagy egy meglévő másik tételszám alá helyezi az ügyiratot vagy létrehoz egy új irattári tételt és az új tételszám alá helyezi az ügyiratot, amely az egyetlen kivételt jelenti az irattári terv év közbeni módosításának tilalma alól.

Milyen típusai vannak az irat nyilvántartásba vételének?

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet mellékletének 1. j) pontja szerint:
"Melléklet 1. j) irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el;"

Kérdés: Milyen típusai vannak az irat nyilvántartásba vételének?

Válasz: Az irat nyilvántartásba vétele többféleképpen történhet:

1. a küldemények azonosítására szolgáló érkeztetéssel,
2. jogszabályban előírt nyilvántartásba vétellel (pl. a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirõl szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 47. §-a szerinti nyilvántartások vezetése irattípusonként),
3. belső iratkezelési szabályzatokban előírt nyilvántartásba vétellel,
4. iktatással: ez a nyilvántartásba vételi típus rögzíti a legtöbb adatot az iratról, az iktatószám alapján az ügyintézés teljes folyamata alatt pontos tájékoztatás adható az iratról.

Mi a különbség az ügyintéző és az ügykezelő között?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 35. és 41. pontja szerint:
?2. § 35. ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;
2. § 41. ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy;?

Kérdés: Mi a különbség az ügyintéző és az ügykezelő között?

Válasz: Az ügyintéző meghatározza és végrehajtja az érdemi intézkedéseket az ügyben, az érdemi ügyintézést dokumentálja, előkészíti a kiadmányozást, az ügyintézés lezárását követően utasításra az irattárba helyezi az ügyiratot.

Ügykezelési (iratkezelési) feladatokra az ügyintézés előtt, alatt és az ügyintézés lezárását követően is sor kerül. Az ügykezelõ iratkezelési feladatai közé a részére szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások végrehajtása tartozik (pl. érkeztetés, átadás, iktatás). Az ügyintéző ügykezelői feladatokat is elláthat, de az ügykezelő ügyintézői feladatokat nem láthat el.

Mikor készül a kiadmány, a másodlat és a másolat?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 25. és 26. pontja szerint:
"2. § 25. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek;
2. § 26. másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;"

Kérdés: Mikor készül a kiadmány, a másodlat és a másolat?

Válasz: A kiadmány a külső szervezethez küldendő iratok egyik fajtája, melyet csak hitelesen lehet külső szervezethez továbbítani. A kiadmányozás az irat aláírásának jogszabályban meghatározott módja, mely aláírással a kiadmányozási joggal rendelkező személy a kiadmányt hitelesíti.

A kiadmány az eredeti, hitelesített irat, az első példány. A kiadmányozáskor a kiadmánynak több másodlata is készülhet. A másodlat a kiadmány második, harmadik, stb. eredeti példánya, melyet a kiadmánnyal azonos módon hitelesítettek.

A másolat mindig utólag, a már kiadmányozott iratról vagy másodlatáról, nem hiteles vagy hiteles másolatként készíthető. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályait a 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet szabályozza.

Kell-e érkeztetni, iktatni vagy egyéb módon nyilvántartani a küldeménynek nem minősülő iratokat?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 22. pontja és 47. § b) és i) pontja szerint:

"2. § 22. küldemény: az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;
47. § Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:
b) reklámanyagokat, tájékoztatókat;
i) közlönyöket, sajtótermékeket;"

Kérdés: Kell-e érkeztetni, iktatni vagy egyéb módon nyilvántartani a küldeménynek nem minősülő iratokat?

Válasz: Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 34. § (1) bekezdése szerint. Mivel a reklámanyag, sajtótermék és az elektronikus szemét küldeménynek nem minősül (a küldemény fogalma alóli kivételek), ezért nem kell érkeztetni ezeket az iratokat, tehát az iratkezelés kezdeti folyamatába (a küldemények átvételi, felbontási és érkeztetési folyamatába) sem kerülnek be.

A Korm. rendelet 47. §-a a reklámanyagot és a sajtóterméket mégis visszaemeli a nyilvántartandó iratok közé, azaz a 47. § kivétel alóli kivételt állapít meg azzal, hogy nem írja elő ezen iratok kötelező iktatását, de előírja nyilvántartásukat jogszabályban meghatározott esetekben, amely nyilvántartásba vétel lehet az érkeztetés is, ha a jogszabály kifejezetten így rendelkezik.

Mit jelent az "őrzési időnek megfelelően aktualizált állapot"?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirol szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (6) bekezdése szerint:
"Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni."

Kérdés: Mit jelent az "őrzési időnek megfelelően aktualizált állapot"?

Válasz: Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén, az iktatókönyv év végi zárásának részeként, az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, külön elektronikus adathordozóra elmentett változatát el kell készíteni és le kell adni a központi irattárba.

Tehát minden év végén egy újabb, az adott évben, az iratkezelési szoftver által kezelt, az év utolsó munkanapi, azaz aktualizált állapotban lévő elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó kerül az irattárba.

Honnan és milyen célokra lehet iratot kölcsönözni?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 63. § (1) és (5) bekezdése szerint:
"63. § (1) A közfeladatot ellátó szerv dolgozói az érvényes belső szabályzatban rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek ügyiratokat. 63. § (5) Elektronikus ügyiratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az ügyiratot és annak iratait."

Kérdés: Honnan és milyen célokra lehet iratot kölcsönözni?

Válasz: Iratot kölcsönözni csak az irattárból lehet. Az iratkölcsönzés során a papír alapú irat az irattárból kiadásra kerül. A kölcsönzés célja lehet belső használat (a közfeladatot ellátó szerv dolgozói részére) és lehet külső használat (más külső szerv, pl. hatóság részére).

A kölcsönzés hiteles vagy egyszerű másolat kiadásával is teljesíthető.

A kölcsönzés papír alapú irat esetén nem azonos az irattárban az iratba történő betekintés biztosításával, valamint nem azonos az irattárban lévő iratnak egy folyamatban lévő ügyirathoz történő szerelésével.

Csak az ügyiratokat kell irattárba helyezni?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 18. pontja szerint:
"Irattárba helyezés: Az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre."

Kérdés: Csak az ügyiratokat kell irattárba helyezni?

Válasz: Nemcsak az ügyiratokat, hanem valamennyi, a szervezet irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat is irattárba kell adni. Az irattári anyagba tartozó iratok körét a szervezetnek - a vonatkozó jogszabályok és a szervezet belső szabályzatai alapján készített - irattári terve határozza meg.

Az irattári terv irattári tételekbõl áll, melyekbe ügyiratok (elektronikus ügyiratok) és nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyüttesek (egy teljes tételnek megfelelő elektronikus irat-együttesek) sorolhatók, elsősorban tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján.

Hogyan iktassuk a mellékelt iratot és a mellékletet?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 28. és 29. pontja szerint:
"2. § 28.mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható;
2. § 29. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;"

Kérdés: Hogyan iktassuk a mellékelt iratot és a mellékletet?

Válasz: A melléklet az irat része. Általában a szerződéseknél találkozhatunk azzal a technikai megoldással, hogy a szerződés szövege csak a szerződés jogi feltételrendszerét tartalmazza, az elválaszthatatlan és számozott mellékletek pedig az egyéb pl. műszaki feltételeket tartalmazzák. Ebben az esetben a szerződés és annak mellékletei egy egész iratot alkotnak, így javasolt egy iktatószámon (alszámon) nyilvántartani valamennyi iratot.

A mellékelt irat a kísérő irattól elválasztható és gyakran a kísérő irat nem tartalmaz semmilyen érdemi információt, ezért nem is iktatjuk, csak a mellékelt irat kap önálló alszámot.

Milyen esetekben válik szét az expediáló és a kézbesítő személye?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 9. és 20. pontja szerint:
"2. § 9. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása;
2. § 20. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;"

Kérdés: Milyen esetekben válik szét az expediáló és a kézbesítő személye?

Válasz: Az expediálást, az irat kézbesítésének előkészítését (pl. kiadmányok esetében a hitelesítés megtörténtének, a mellékletek csatolásának ellenőrzését) általában az iratot küldő szervezet végzi, az iratkezelési folyamatának részeként.

A küldő szervezet az expediálást követően, az irat kézbesítésére egy szervezeten kívüli, külső személyt is igénybe vehet (pl. posta, futárszolgálat, stb.), ekkor a kézbesítő a küldő szervezet megbízottja lesz és a küldő szervezetnek felel az irat megfelelő eljuttatásáért a címzett részére.

Az elektronikus iratok (adatátviteli eszköz útján történő) kézbesítésének rendjét a vonatkozó jogszabályok határozzák meg, melyek a küldő szervezet iratkezelési szabályzatába is beépítésre kerülnek.

Az évfolyam lezárása és a lezárt ügyiratok központi irattárba adása különböző időpontokban történhet?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (5) bekezdése szerint:
"A központi irattárba
a) a lezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit,
b) a 41. § (6) bekezdésében meghatározottak szerinti iktatást végzõ szerveknek - az iratkezelési szabályzatban meghatározott helyi megőrzési idő után - az évfolyam lezárásától függetlenül a lezárt ügyiratait, továbbá
c) a 43. § (3) bekezdése szerint elkészített elektronikus adathordozókat
kell leadni."

Kérdés: A Korm. rendelet 41. §-ának (6) bekezdése szerinti iktatás esetén az évfolyam lezárása és a lezárt ügyiratok központi irattárba adása különböző időpontokban történhet?

Válasz: Igen, a két cselekmény időben elkülönülhet egymástól. A Korm. rendelet 41. §-ának (6) bekezdése szerinti iktatás esetén, az ügyiratokat azok lezárását követően (és ha van, akkor a helyi megőrzési idő elteltét követően) év közben folyamatosan kell a központi irattárba leadni, tehát az évfolyam lezárása és a lezárt ügyiratok központi irattárba adása különbözõ idõpontban és egymástól függetlenül történik. Ezzel szemben, papír alapú ügyiratok esetében csak lezárt évfolyamú ügyiratokat lehet a központi irattárba beadni.

Mikor zárja le az ügyiratot az ügyintéző?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (1) bekezdése szerint:
"Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg meg kell határoznia (papír alapú irat esetén rávezetnie) az irattári tételszámot".


Kérdés: Mikor zárja le az ügyiratot az ügyintéző?

Válasz: Az ügyintéző az ügyet befejezettnek tekinti, ha az elintézett és további érdemi intézkedést nem igényel. Az ügy befejezetté minősítését és az irattári tételszám kiadását követően válik az ügyirat lezárttá.

Előzmény csak irat lehet vagy ügy is?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 50. § (1) bekezdése szerint: "Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye."

Kérdés: Előzmény csak irat lehet vagy ügy is?

Válasz: Mindkettő. Ha irat az előzmény, akkor azt előiratnak nevezzük.

Iratkezelési alapfogalmak összehasonlítása II.

Folytatjuk az iratkezelési fogalmak összevetését.

Szerelés	vesd össze	Csatolás
Előadói ív	vesd össze	Kezelési feljegyzések
Ügyirat	vesd össze	Irategyüttes
Iratkezelés rendszere	vesd össze	Iratkezelés megszervezése
Kiadmányozó	vesd össze	Egyéb aláíró
Irattárba vétel időpontja	vesd össze	Irattárba helyezés időpontja
Levéltárba adhatás időpontja	vesd össze	Levéltárba adás időpontja
Irattári terv módosítása	együttes értelmezésre	Irattári tételszám módosítása	Új irattári tétel létrehozása
Küldő iktatószáma	együttes értelmezésre	Ügyazonosító	Ügykezelő rendszer azonosítója
Iratkezelési segédeszközök	együttes értelmezésre	Elektronikus iratkezelési szoftver	Főnyilvántartó-könyv

Most másfajta kapcsolatban ábrázoljuk őket. Az Iratkezelési tudástérképben ezeken a kapcsolatokon keresztül böngészhetünk a fogalmak között. Minden fogalomhoz tartozik jogszabályból idézett definíció, amely alapján jelentésüket összehasonlíthatjuk.

Iratkezelési alapfogalmak összehasonlítása I.

A következő táblázatban a mindennapi munka során gyakran használt fogalmak jelentését hasonlítjuk össze.

iratkezelés		dokumentum, dokumentumkezelés
iratkezelő rendszer		iktató rendszer		ügyviteli rendszer
nyilvántartásba vétel		iktatás
elektronikus iratkezelés		papír alapú iratok megsemmisítése és csak elektronikus megőrzése		nyilvántartások elektronikus vezetése
ügyintéző		ügykezelő
átadás		továbbítás
melléklet		mellékelt irat
szignálás		aláírás
expediálás		kézbesítés
megőrzés		archiválás

Ezeket a fogalmakat sokszor (helytelenül) szinonimaként is használjuk.

De mit jelentenek ezek a fogalmak pontosan? Az Iratkezelési tudástérképben mindegyik alapfogalomat megkeresheti.